Qu'est-ce que de gestion de documents?
La plupart des entreprises et des organismes comptent sur leurs documents de stocker des données et de conserver des informations facilement accessibles. Certaines sociétés de créer des millions de documents chaque année. Dépôt des données qui sont recueillies, le stockage en toute sécurité, d'indexation correctement, le rendant facilement accessible et le protéger de l'extérieur est une préoccupation majeure pour de nombreuses organisations.
Afin de vous permettre de mettre en œuvre un système de gestion de documents à votre organisation, vous devez d'abord prendre en considération les aspects suivants de la gestion des documents. Ils comprennent: le stockage, la recherche, l'archivage, la sécurité, l'archivage, la conservation, la distribution, le workflow, et la création. Voici un aperçu de chacun de ces aspects.
Stockage de documents: Vous pouvez ne pas penser qu'il est un gros problème pour stocker quelques centaines de documents, cependant, il est très important d'imaginer l'ampleur des grandes entreprises, ce qui peut créer des millions de documents chaque année, et sur une base régulière.
Non seulement ces documents sont généralement répartis sur de nombreux bureaux à travers le pays, ils peuvent être dans différentes parties du monde. Le stockage des documents est un élément important de la gestion des documents, en raison du fait que dans un proche avenir, un document peut-être besoin d'être trouvé pour des raisons juridiques ou d'autres fins commerciales. La plupart des grandes sociétés de stocker des documents de deux manières: soit ils numériser tous leurs documents et de sauvegarder tous les documents dans une grande base de données ou de louer ou acheter l'espace de stockage où ces documents sont conservés pour un certain nombre d'années (le plus souvent indiqué par l'État ou de loi du gouvernement) avant qu'ils puissent être détruits. La plupart des grandes sociétés et organisations de faire les deux, ils numériser leurs documents et de les placer en entrepôt jusqu'à ce qu'ils ne sont plus nécessaires.
Récupération de documents: Récupération des documents est un autre énorme problème que de nombreuses personnes impliquées dans la gestion des documents doit résoudre. Comment avez-vous accès à un document spécifique dans un tas de milliers, voire des millions de documents? Récupération des documents nécessite un système de stockage des documents et l'accès à ces documents en temps voulu, ainsi que d'une manière abordable monétaire.
Dépôt: Le dépôt est extrêmement important, même si vous avez un système d'organisation mis en place, qui consiste à dire qu'un fichier ne peut pas être facilement déplacé. Il est important d'avoir un système qui n'est pas seulement simple à utiliser, mais il est efficace même si les documents sont mal placées. Certains des documents d'aujourd'hui ont des autocollants que les transpondeurs. Ces répéteurs permettent de dépôt des assistants de localiser facilement un fichier via RF (fréquence radio de technologie). Pour les fichiers importants, de plus en plus d'entreprises utilisent cette technologie.
Sécurité: la sécurité pour la plupart des organisations est cruciale quand il s'agit de leur gestion des documents. De nombreuses sociétés de secrets industriels, la planification, les données sur les salaires et autres types d'informations sont stockées sur des documents. Si le document est à seulement quelques semaines ou quelques années, si quelqu'un qui n'est pas autorisé à examiner et de copier ces documents est une prise d'eux, il peut causer de l'organisation, éventuellement, des millions de dollars en dommages-intérêts. Aujourd'hui, beaucoup de précautions de sécurité sont mis en place autour de la gestion des documents. Par exemple, en ce qui concerne le stockage de documents numériques, la plupart des documents sont stockés sur des serveurs qui ne sont pas accessibles par l'Internet, seule l'intranet (les organisations des ordinateurs seulement). La plupart des documents numériques sont également cryptées et protégées par mot de passe afin qu'il puisse prendre beaucoup de travail juste pour déchiffrer un document.
La sécurité est également une préoccupation majeure pour les documents qui sont stockés physiquement. Si une installation de stockage de documents n'est pas assuré correctement, une personne peut facilement marcher avec un ensemble de classeurs de documents ou pour le pire. La plupart des installations de stockage de documents sont gardés par des professionnels de la sécurité.
Archivage: Un des aspects intéressants de l'archivage des documents est la façon dont les gens seront en mesure d'accéder à des documents à l'avenir, disons 50 à 100 ans à partir de maintenant. Regarder en arrière de 20 ans et beaucoup de gens ont été en utilisant des disquettes 5 ¼ pouces ou d'autres types de données avec des langages informatiques. Une partie de l'archivage des documents est de faire en sorte il ya une manière compatible d'accéder aux données rapidement et efficacement.
La conservation: la conservation se réfère à la tenue de documents pour une période de temps spécifique. Tout Etat et de gouvernement de dicter les lois en général la durée de certains documents tels que les recettes fiscales, des ressources humaines de documents, etc, d'autres documents qui sont importants pourraient être prématurément détruit. Rétention considère comment s'assurer que les documents qui sont toujours importants sont détenus séparément des autres, afin qu'ils survivent à l'année purges.
Distribution: Comme tout autre type de données ou de marchandise, comment obtenez-vous les documents qui ont été créés dans les mains de personnes qui en ont besoin? Par exemple, il est bon pour un assistant chargé des ressources humaines pour créer un document sur un licenciement, mais si un avocat a besoin de ce document 2 ans plus tard, comment le document sera distribué. Habituellement, si les documents sont numérisés, un document peut être tiré de la place des archives numériques via un mot de passe ou de travail demande, mais s'il stockées dans sa forme papier, il doit y avoir une sorte de plan en place pour trouver le document et efficacement à la personne qui l'exige.
Workflow: Workflow est le processus de la façon dont se déplace un document dans une organisation. Par exemple, disons, un budget a été créé, il doit y avoir un plan de travail mis en place pour faciliter la distribution des documents du créateur aux gestionnaires, aux cadres en charge des finances.
Création: Il est important de considérer comment les documents sont créés. Un document de mai être créé par une personne, par une équipe de personnes ou tout un département. Cela fait également partie de la gestion des documents, et il doit y avoir l'organisation et la structure d'aider ce processus soit efficace.
Document de gestion a tous les sujets ci-dessus en compte. Si vous êtes un propriétaire unique, le travail dans une petite entreprise ou pour une grande organisation, de gestion de documents est très importante et peut aider votre organisation à la circulation de l'information.
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